您可能熟悉美国新员工的入职流程。薪资谈判结束，应聘者同意为贵公司工作后，他们填写W-4表格，提供身份证明和在美国工作的权利证明副本。对于独立承包商或个体经营者，这是一个不同的过程。你不需要从他们那里扣税，也不需要公民身份或工作权利的证明。
如果你的公司以1099的标准雇佣员工，这些员工将在开始工作之前填写W-9表格。该表格为您的公司提供了个人的纳税人信息，因此您可以向美国国税局（IRS）提交付款的详细信息。进一步了解W-9表格是什么，它的用途，以及如何让独立承包商填写表格。
谁需要W-9表格？
表格W-9也被称为“纳税人信息申请”。任何需要提供其纳税识别号（TIN）和邮寄地址详细信息的人都需要提交表格。虽然表格来自IRS，用于收集纳税人信息，但您不需要向IRS提交表格。相反，您的公司将其存档并用于填写任何信息性税务表格，如1099-NEC表格。
在四种情况下，公司会向个人收取W-9：
它雇佣了一名承包商：W-9税表最常见的用途可能是收集公司刚刚雇佣的自由职业者、独立承包商或个体经营者的信息。例如，如果你雇佣自由职业者从事平面设计项目或聘请自雇商业顾问，你的公司可以要求他们在开始工作之前向你提供一份完整的W-9表格。
这是一家银行，客户开设了一个新账户：银行通常需要向国税局提交有关其客户的信息，例如一年中赚取的利息金额。因此，银行可能会向新客户申请W-9。有些银行不要求填写表格，但要求客户在开户时提供信息，如他们的社会保险号码（SSN）。
它已经取消了债务：如果一个人与贷款人有贷款，而贷款人取消了债务，取消的债务通常被视为应税收入。贷款人需要向IRS提供信息，IRS可能会要求此人提交W-9表格以提供该信息。
这是一家投资公司：与银行类似，投资公司通常会要求客户提供W-9表格，以便向国税局提供投资者获得的任何股息或收益的详细信息。
很可能你的公司需要收集W-9的原因是你雇佣了一个承包商。承包商独立工作，与您的员工不同。如果你雇佣工人，让他们填写W-4，并在年底向他们提供W-2，他们不需要提交W-9。此外，从技术上讲，你的公司只需要从一年内支付600美元以上的承包商那里收取W-9。如果你为一个小型的一次性项目雇佣员工，并且他们的费用低于600美元，你不需要向他们提供1099表格，也不必向他们收取W-9表格。
W-9表格上有什么？
W-9用于收集纳税人信息。它将向您的公司提供您填写1099表格或IRS的其他信息申报表所需的所有详细信息。W-9上的部分包括：
联系信息：填写W-9的个人在表格顶部提供基本联系信息，包括姓名和地址。
TIN：TIN可以是个人的SSN或公司的雇主识别号（EIN），如果它是一家同时雇佣员工的小公司。居住在美国但没有SSN的人可以在本节中提供个人TIN。
认证：认证部分是一个人签名以验证表格上的信息是否真实和正确的地方。
W-9表格中的某些术语可能对您或一般独立承包商不熟悉。例如，针对独立承包商的W-9表格要求个人证明他们不受备用预扣税的约束或免于扣缴。
备用预扣税意味着付款人（在本例中为您的公司）需要从您向承包商支付的款项中预扣税款。备份预扣税率目前为24%。当一个人使用错误的TIN或少报某些类型的付款时，通常需要备用预扣税。
虽然个人通常不能要求免除备用预扣税，但某些类型的公司或实体可以。如果工人代表实体填写W-9，他们可以选择在表格顶部的第4行申请豁免。
如何填写W-9表格
填写W-9是一个相当简单的过程，因为表格要求纳税人提供的信息应该是现成的。以下是如何填写W-9：
第1行和第2行
W-9表格第1行要求填写纳税人的姓名，如个人纳税申报表所示。如果个体户或个体经营者填写表格，填写第1行很简单：他们只需在报税表上填写自己的姓名即可。
如果一个人正在填写合伙企业、有限责任公司（LLC）或其他类型的公司的表格，该个人应在第1行填写法人实体的名称。
第2行是人们将自己的企业名称（如果有的话）放在那里的地方。例如，合伙企业或单一成员有限责任公司会将其“做生意”的名称放在这里。
第3行
填写W-9表格的个人需要勾选一个框，说明他们经营的公司类型。选项包括：
个人、独资或单一成员有限责任公司
合伙企业
C公司
S公司
信托或遗产
有限责任公司
商业实体的类型应与个人组织公司的方式相对应。例如，独资经营者是指未提交任何公司章程并将其SSN作为TIN的个人。有限责任公司通常由多个成员组成。如果公司是非法人公司，但不止一个人拥有所有权股份，则很可能是合伙企业。
你可能会假设你作为独立承包商雇佣的人都将是独资经营者。但其中一些公司可能已成立或组建了单一成员有限责任公司。
第4行
一些收款人免除备用预扣税。如果是这样的话，他们需要将豁免代码放在第4行。个人和独资企业通常不免除备用预扣税，也不应在本节中添加任何代码。
第5行和第6行
在第5行和第6行，个人可以输入他们的邮寄地址，以获取公司向他们发送的任何信息。第5行表示街道地址，而第6行表示城市、州和邮政编码。个人更改地址后，也可以提交W-9。在这种情况下，他们应该在第5行上方写上“new”，以表示公司的变更。
第7行
第7行是可选的，提供了一个列出与纳税人相关的任何帐号的位置。
第一部分
第一部分是填写W-9的个人输入TIN。使用的号码取决于填写表格的人。独资企业主可以使用他们的SSN或EIN（如果他们有）。其他类型的实体应使用其EIN。
有些人可能没有SSN或EIN。例如，居留外国人可能没有资格获得SSN。如果是这种情况，个人应向IRS提供个人税务识别号（ITIN）。
填写W-9的个人可能还没有TIN。根据其公民身份或实体身份，他们可以申请TIN，并在W-9的第一部分中填写“申请”。在他们收到TIN并向付款人提交更新的W-9之前，他们将受到备用预扣税的影响。
第二部分
表格的第二部分提供了个人签名的地方，以验证W-9上的信息是真实的；他们不受备用预扣税的约束；并且他们是美国公民、外籍居民或在美国开展业务的实体。第二部分中的签名也证明所提供的TIN是正确的。
W-9和W-4税表之间的差异
W-9税表和W-4税表之间的主要区别在于他们是谁。W-9税表适用于独立承包商或企业、个人或实体，这些人或实体将由公司支付，但不是该公司的员工。一家公司的员工使用W-4表格。人们在首次受雇时填写W-4表格，并且可能会根据他们的情况和扣缴需求的变化填写更新的表格。
当个人完成W-4时，他们会告诉公司从他们的工资中扣除多少。例如，一个有两份工作的员工可能会要求公司多扣一些，而一个有很多扣减的员工可能要求公司少扣一些。
由于独立承包商不是雇员，公司不会为他们代扣税款，所以他们没有理由填写W-4。一家公司从W-4中获取其所需员工的所有信息，因此不必要求他们填写W-9。
W-9和1099表格有何不同？
当贵公司雇佣独立承包商时，表格W-9和表格1099可能会在某个时候涉及。两者之间的区别在于表格的来源。承包商填写W-9并将其提交给贵公司。贵公司保存该表格，并在您填写1099表格时使用该表格上的信息。
在纳税年度结束时，如果您向承包商支付了至少600美元，则贵公司负责向承包商提供1099-NEC表格。因此，当W-9来自承包商时，1099表格来自您的公司。
两种形式之间的另一个显著区别是国税局的参与。国税局没有W-9的副本。表格上的信息仅供贵公司使用。美国国税局已经掌握了纳税人的详细信息，因此不需要另一份表格。不过，它确实想得到你给承包商的任何1099表格的副本。该机构使用1099表格中提供的信息，确保承包商或实体报告其在特定纳税年度内获得的所有收入。
截至2020年纳税年度，每年向独立承包商支付超过600美元的公司需要提交1099-NEC表格，并向承包商提供该表格的副本。在2020年之前，公司在纳税年度结束时向承包商提供了1099-MISC表格副本。
领取W-9表格有截止日期吗？
由于美国国税局不收集W-9表格，这是贵公司高效、准确地收集纳税人信息的一种方式，因此没有真正的收集截止日期。你可能会发现，当承包商在开始项目工作之前签署合同时，最容易让他们向你提交表格。这样，表单就不会在混合中丢失或被遗忘。
虽然W-9没有截止日期，但1099表格有截止日期。贵公司需要在纳税年度后的1月底之前向承包商发送1099-NEC表格。出于这个原因，您可能希望承包商在年底前将他们的W-9发送给您，因此您有充足的时间为IRS准备1099-NEC表格。
